Heute geht es um den Bereich der Planungstools. Kein Unternehmer, der nicht in irgendeiner Weise seine Budgets planen muss, der nicht den aktuellen Stand der Auftragseingänge und Umsätze mit einem geplanten Soll vergleicht. Solche Soll-Ist-Vergleiche sind unerlässlich für die erfolgreiche Unternehmensplanung, für Marketingstrategien, Produktmanagement und nicht selten ergeben sich daraus auch Tantiemen für die Mitarbeiter. Das Soll wird in der Regel am Jahresanfang geplant, meistens unter Zuhilfenahme der Vorjahreswerte, soweit vorhanden. Die Vorjahreswerte werden leicht angehoben und ergeben die Erwartungswerte für das kommende Jahr. Nach einem branchenspezifischen Schlüssel werden sie auf die Monatswerte herunter gebrochen und ergeben so die Vorgaben für die Mitarbeiter. Viele Planungstools enthalten kleine Ampeln, an denen der aktuelle Soll-Ist-Zustand abzulesen ist.
Excel enthält in der Version 2007 inzwischen alle Möglichkeiten um sich von solchen Planungstools unabhängig zu machen: mächtige Schnittstellen stellen die direkte Verbindung zwischen ERP-Systemen und Datenbanken her. Die Kalkulationsmethoden für Prognosen und Vergleiche lassen sich Dank des flexiblen Formelmechanismus leicht an die unternehmerischen Bedürfnisse anpassen. Und die Ampeln zur Auswertung liefert Excel in vielfältiger Ausfertigung noch dazu.
Aber in der Regel sitzt der Manager nicht alleine im Cockpit des Unternehmens. Budgetplanung ist Teamarbeit und so ist es ein konsequenter Schritt, das Planungstool von Excel auf den SharePoint Server zu übertragen. Die Excel-Services des SharePoint Servers ermöglichen dies in idealer Weise. Die Tabellenblätter aus Excel inklusive der Berechnungsmethoden und Ampeln können komplett über den Browser angesprochen und im Team bearbeitet werden.
Leider gibt es diese Möglichkeit nur im SharePoint Portal Server, nicht in den SharePoint Services, so dass die beschriebene Lösung mit gewissen Kosten verbunden sind. Aber die Hersteller der oben genannten Planungstools lassen sich diese in der Regel teurer bezahlen.